Cómo evitar quedarte sin stock (sin comprar de más)

El quiebre no es un problema de cantidad

La reacción intuitiva ante un faltante es comprar más la próxima vez. Es una respuesta cara y, sobre todo, no resuelve la causa: un producto no se acaba porque compraste poco, se acaba porque no compraste a tiempo.

La prueba es que se puede quebrar con el depósito lleno. Si tenés seis meses de cobertura de cuarenta productos y dos días de cobertura de los tres que más venden, tenés un problema de faltante y un problema de capital inmovilizado al mismo tiempo. Es el caso más común en cualquier comercio que compra por intuición.

Los tres números que hacen falta

Para decidir cuándo comprar, alcanzan tres datos por producto. Ninguno es difícil de obtener; lo difícil es tenerlos actualizados sin hacer el cálculo a mano.

1. La venta promedio diaria

Cuántas unidades por día se venden, calculado sobre un período reciente y representativo. Treinta o sesenta días suele ser razonable para un producto de rotación normal. Si el producto tiene estacionalidad fuerte —un helado, un paraguas—, el promedio anual miente y hay que mirar el mismo período del año anterior.

2. El plazo real de reposición

Cuántos días pasan entre que pedís y que la mercadería está disponible para vender. Subrayamos real: no el plazo que promete el proveedor, sino el que muestra el histórico de tus compras. Casi siempre son más días, y esa diferencia es la causa más frecuente de quiebre.

Si comprás al mismo proveedor todos los meses, ese número está en tus propios registros: fecha de la orden contra fecha de recepción, promediado sobre las últimas compras.

3. Cuánta variación tolerás

La venta diaria es un promedio, y los promedios se incumplen. Si un producto vende 5 por día en promedio pero algunos días vende 9, un cálculo basado solo en el promedio te va a dejar corto la mitad de las veces. El colchón para esa variación es el stock de seguridad.

Cuánto colchón poner es una decisión de negocio, no una fórmula: depende de cuánto te cuesta perder una venta de ese producto y de cuánto te cuesta tenerlo parado. Un producto de alto margen y poco valor unitario justifica más colchón que uno caro y de margen chico.

El punto de pedido

Con esos tres números sale el único número que después vas a usar todos los días: el nivel de existencia al que hay que comprar.

Un ejemplo completo. Un producto que vende 5 unidades por día, con un proveedor que en la práctica tarda 12 días, y un colchón de 3 días de venta:

• Consumo durante la reposición: 5 × 12 = 60 unidades.
• Stock de seguridad: 5 × 3 = 15 unidades.
• Punto de pedido: 60 + 15 = 75 unidades.

Cuando ese producto baja de 75, hay que comprar. No cuando llega a cero, no cuando alguien lo nota en el estante: a 75.

Por qué el «stock mínimo» de toda la vida falla

Casi todos los sistemas permiten cargar un stock mínimo por producto, y casi nadie lo mantiene actualizado. El problema no es la pereza: es que un número fijo no contempla nada de lo que cambia.

• No sabe si el producto aceleró. Un mínimo cargado cuando el producto vendía 2 por día queda obsoleto el mes que empieza a vender 6.
• No sabe si el proveedor cambió. Si el plazo pasó de 7 a 15 días, el mínimo de siempre ahora llega tarde.
• No distingue productos. El mismo «mínimo 10» protege de sobra a uno que vende 1 por día y es insuficiente para uno que vende 8.
• No avisa. Estar por debajo del mínimo no sirve de nada si nadie abre la pantalla donde eso se ve.

Por eso conviene pensar en cobertura en días en lugar de en unidades: 12 días de cobertura significan lo mismo en un producto que en otro, y se comparan entre sí.

Comprar de más también es un error

Es el error que nadie reclama, porque no hay un cliente enojado del otro lado. Pero el capital inmovilizado en mercadería que no rota es plata que no está comprando lo que sí se vende.

La regla práctica: si un producto tiene una cobertura muy superior a su plazo de reposición, comprar más no reduce ningún riesgo. Solo mueve plata del banco al estante. Antes de reponerlo, conviene mirar si el problema es de cantidad o de surtido.

Y si tenés más de un depósito, hay un paso previo a comprar: fijarse si el faltante de una sede es el sobrante de otra. Es el hallazgo más frecuente en una operación con varias sucursales, y el más barato de resolver.

El problema de fondo: nadie hace esto todos los días

Todo lo anterior se puede calcular en una planilla. El motivo por el que igual se quiebra es otro: con trescientos productos, el cálculo hay que rehacerlo todas las semanas, y la semana que no se rehace es la semana en que algo se acaba.

Eso es exactamente lo que hace un sistema con IA sobre el stock: mantener los tres números actualizados para cada producto y avisar solo cuando uno cruza su punto de pedido, en lugar de ofrecerte un reporte de trescientas filas que igual no vas a mirar. Lo desarrollamos en control de stock con IA.